Behandling af personoplysninger

Dataansvarlig i forhold til dine personoplysninger, er:

Horsens Lærerforening 

CVR-nr.: 72 72 69 28

Rubinvej 2

8700 Horsens

Telefonnummer: +45 75 64 81 91

E-mail: 110@dlf.org

(Herefter 'DLF', 'HLF', ’vi’, 'os' eller ’vores’)

Hvis du har spørgsmål til, hvordan DLF behandler dine personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte DLF’s databeskyttelsesrådgiver.

Du kan kontakte vores databeskyttelsesrådgiver på følgende oplysninger:
E-mail: GDPR@dlf.org 
Telefonnummer: + 45 3369 6300
Danmarks Lærerforening

att.: Juridisk afdeling

Vandkunsten 12,

1467 København K

Vi indsamler og behandler dine personoplysninger som en naturlig del af driften af HLF, https://horsens.dlf.org . Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan vi håndterer de personoplysninger, vi modtager om dig, når du er medlem, tidligere medlem, overvejer at blive medlem, bruger vores tjenester eller har en anden relation til os. Vi indsamler og behandler kun de oplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde vores formål med behandlingen.

Når vi beder dig om at dele dine personoplysninger med os, sørger vi for at informere dig om, hvilke oplysninger vi indsamler, og hvordan vi bruger dem. Du vil modtage denne information på indsamlingstidspunktet i form af et oplysningsbrev, som vi sender til dig elektronisk.

Vi behandler f.eks. dine oplysninger i følgende situationer:

• Når du melder dig ind i vores fagforening.
• For at administrere dit medlemskab.
• Når du kontakter os fysisk, på telefon eller via. mail for at få råd og vejledning om løn, trivsel, arbejdsmiljø eller overenskomstspørgsmål.
• Når du deltager i faglige netværksaktiviteter og medlemsundersøgelser.
• Når du tilmelder dig og deltager i kurser, konferencer, webinarer, kongresser eller lignende arrangementer.
• I forbindelse med kampagner, brugerundersøgelser og organiseringsprojekter.
• Når vi indgår, fornyer og håndhæver overenskomster.
• Når vi udarbejder lønstatistikker.
• Hvis vi skal føre en sag på dine vegne.
• Hvis du ønsker at melde dig ud af fagforeningen, eller vi kontakter dig angående muligheden for genindmeldelse.
• Hvis du kontakter HLF om en af vores medlemssager, projekter eller arrangementer.
• Hvis du indgiver en klage over HLF.
• Øvrige oplysninger vi modtager fra dig i forbindelse med vores medlemsrådgivning, f.eks. oplysninger om din race, religion, familiemæssige forhold mv., der kan være relevante i forbindelse med vurdering af din sag.
• Betalingsoplysninger ved kontingentbetaling.
• Oplysninger afgivet i forbindelse med spørgeskemaundersøgelser.

HLF behandler dine personoplysninger som en del af vores aktiviteter som fagforening. Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger er Databeskyttelsesforordningens (herefter ’GDPR’) artikel 9, stk. 2, litra d (fagforeningshjemmel) i kombination med GDPR artikel 6, litra f (legitim interesse)

Derudover kan retsgrundlaget for at behandle personoplysninger også være:

• GDPR artikel 6, stk. 1, litra a (samtykke)
• GDPR artikel 9, stk. 2, litra a (samtykke)
• GDPR artikel 9, stk. 2, litra b (opfyldelse af kontrakt)
• GDPR artikel 9, stk. 2, litra c (retlig forpligtelse)
• GDPR artikel 9, stk. 2, litra d (vitale interesse)GDPR artikel 10 (straffedomme)
• Databeskyttelseslovens § 8, stk. 3 (straffedomme)
• Databeskyttelseslovens § 10 (statistiske og videnskabelige formål)
• Databeskyttelseslovens § 11 (personnummer)
• Databeskyttelseslovens § 12 (oplysninger i ansættelsesforhold)

HLF behandler dine personoplysninger som medlem for at administrere medlemskabet, herunder i forbindelse med:

• Indmeldelse hos HLF
• Opdatering af dit medlemskab
• Rådgivning
• Analyser
• Udmeldelse fra HLF
• Skatteindberetning.

Til disse formål behandler vi følgende oplysninger om dig:

• Kontaktinformationer som navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, kontooplysninger og lønoplysninger
• Dit CPR-nummer
• Dit fagforeningstilhørsforhold
• Arbejdsmæssig tilknytning, herunder arbejdsplads, ansættelsesdato, stillingstype, stillingsbetegnelse samt eventuelt tillidshverv som TR eller AMR
• Uddannelsesbaggrund, f.eks. uddannelsessted, retning, start- og afslutningstidspunkt samt linjefag
• Tidspunkter for telefonisk og elektronisk kontakt med HLF
• Oplysninger afgivet i spørgeskemaundersøgelser
• Pensionsoplysninger
• Forsikringsoplysninger
• Kursusdeltagelse

I særlige tilfælde, f.eks. i forbindelse med rådgivning, kan vi behandle yderligere oplysninger om dig, som kan omfatte følsomme personoplysninger:

• Helbredsoplysninger
• Oplysninger om politiske, religiøse, racemæssige, etniske og seksuelle forhold
• Oplysninger om strafbare forhold.

Desuden kan vi behandle oplysninger om dig, hvis oplysningerne indgår i en faglig sag, hvor du er involveret, f.eks. i forbindelse med en kollega eller en leder. I sådanne situationer vil vi ofte ikke have dine kontaktoplysninger, da de kan være tilfældige informationer modtaget som led i den faglige sag.

For at kunne tilbyde dig et medlemskab hos HLF, er vi nødt til at indsamle og behandle grundlæggende oplysninger om dig som f.eks. CPR-nummer og identifikationsoplysninger.

Det er frivilligt, om du ønsker at benytte vores tilbud om medlemsrådgivning, hjælp i ansættelsesretlige sager og andre tjenester. Vi gør dog opmærksom på, at vi i sådanne tilfælde vil have behov for at indsamle og behandle grundlæggende oplysninger, ansættelsesrelaterede data og eventuelle følsomme personoplysninger for at kunne yde dig den bedst mulige hjælp og rådgivning.

Uden disse oplysninger kan vi ikke sikre, at du får de serviceses, du har ret til som medlem af HLF.

I visse særlige tilfælde behandler HLF også oplysninger om ikke-medlemmer, når der er et sagligt formål hermed eller når det følger en overenskomstforpligtelse. For eksempel kan det være aktuelt, hvis en arbejdsgiver i henhold til en overenskomst er forpligtet til at underrette HLF om opsigelsen af en person, der er ansat efter den pågældende overenskomst. 

Derudover kan det eksempelvis ligeledes være tilfældet ved underskrivelse af lønaftaler for ikke-medlemmer. 

Vi behandler følgende oplysninger om dig som led i ovenstående: 

• Kontaktinformer, herunder f.eks. navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse
• CPR-nummer
• Arbejdsmæssige forhold
• Uddannelsesmæssig baggrund
• Helbredsoplysninger, f.eks. oplysninger om fleksjob, sygemeldinger, sygdomsforløb

Hvis muligt, informeres den pågældende person af HLF på det tidspunkt, hvor oplysninger modtages. 
Ved rådgivning af vores medlemmer kan vi også modtage personoplysninger om andre end vores medlemmer – eksempelvis kollegaer til et medlem. I sådanne situationer vil vi ofte ikke have dine kontaktoplysninger og derfor kan det kræve en uforholdsmæssig stor indsat at underrette alle parter om behandlingen. 

Hvis ikke-medlemmer ikke modtager direkte besked om vores behandling, kan man finde yderligere oplysninger om vores behandling af personoplysninger her. Ved spørgsmål kan man se øverst i politikken, hvordan HLF kan kontaktes. 

Vi behandler personoplysninger om ikke-medlemmer i henhold til GDPR artikel 6, stk. 1, litra f, og databeskyttelseslovens § 12. 

For at kunne opfylde de ovennævnte formål kan det være nødvendigt at videregive relevante personoplysninger om dig, når det er nødvendigt eller til din fordel. Alle vores medarbejdere er underlagt tavshedspligt, og vi videredelegere kun oplysninger i det omfang, vi har lov til eller at der er et sagligt formål, f.eks. til:

• Den kreds, som du er knyttet til som medlem
• Tillidsrepræsentanter 
• Din arbejdsgiver eller din arbejdsgivers arbejdsgiverorganisation 
• Lærernes Centralorganisation 
• Arrangører ved kursustilmelding 
• Forhandlingsfællesskabet 
• Leverandører, samarbejdspartnere, aftaleparter eller andre tredjeparter, der behandler data på vores vegne
• Offentlige myndigheder 
• Domstole og lignende instanser A-kasser
• Banker, forsikrings- og pensionsselskaber 
• Rådgivere, f.eks. advokater, revisorer eller konsulenter, når det er nødvendigt for at hjælpe dig.

Vores databehandlere er eksterne private virksomheder, og ved brug af sådanne databehandlere sikrer HLF, at der indgås et kontraktretligt aftaleforhold, hvorefter databehandleren alene må behandle personoplysninger i overensstemmelse med HLF’s instruks og til brug for HLF’s formål, og hvor der er krævet, at databehandleren etablerer tilstrækkelige organisatoriske og sikkerhedsmæssige sikkerhedsforanstaltninger.

Der kan opstå tilfælde, hvor dine personoplysninger undtagelsesvist vil blive overført til tredjelande. De tilfælde, hvor sådan en overførelse vil kunne ske, vil være i situationer, hvor HLF benytter sig af databehandler, og disse benytter sig af leverandører etableret uden for EU/EØS. I disse tilfælde vil HLF have sikret sig et passende sikkerhedsniveau og sikret, at modtageren er etableret i de såkaldte ’sikkert’ tredjelande, der er godkendt af EU-Kommissionen. 

Hvis der ikke er tale om overførelse til sådanne modtagere, vil overførelsesgrundlaget været EU-Kommissionens standardbestemmelser om databeskyttelse. 

Hvis du hører eller kommer til at høre under den Grønlandske kreds ’IMA’, sker der overførelser af medlemsoplysninger til Grønland. Da Grønland står uden for EU/EØS samarbejdet, betragtes det som overførsler til et såkaldt tredjeland uden samme databeskyttelsesniveau i modsætning til lande inden for EU/EØS-samarbejdet. Vi deler derfor kun dine personoplysninger, når der er truffet passende foranstaltninger for at beskytte dem, hvilket er et krav efter databeskyttelsesforordningen. 

HLF indsamler dine personoplysninger direkte fra dig. I nogle tilfælde kan vi dog hente eller modtage personoplysninger direkte fra en tredjepart. Vi indsamler kun de oplysninger, der er relevante og nødvendige og det drejer sig f.eks. om personoplysninger fra:

• Arbejdsgivere
• Retslægerådet 
• Ankestyrelsen 
• Feriekonto 
• SKAT
• Arbejdsmarkedets Erhvervssikring 
• Dine kollegaer 
• Jobcentret/Kommuner 
• Politi og domstole 
• Modparter i sager (arbejdsgivere, advokater, arbejdsgiverorganisationer eller lignende)
• Tillidsvalgte
• Offentlige myndigheder 
• Udbetaling Danmark.

Når du besøger horsens.dlf.org indsamler vi samtidigt personoplysninger om dig i disse tilfælde:

• Når du tilmelder dig et nyhedsbrev
• Når du tilmelder dig en begivenhed, konkurrence eller event
• Når du kontakter os 
• Når du giver samtykke til anvendelse af cookies.

Vi behandler følgende oplysninger om dig som led i ovenstående:

• IP-adresse
• Adfærd på hjemmesiden 
• Cookies – du kan læse mere om vores cookies her: Hent Cookiepolitik for DLF (pdf)

Vi indsamler kun de oplysninger, vi behøver for at behandle din anmodning eller for at levere en serviceydelse. Vi anmoder kun om flere oplysninger, hvis det er nødvendigt for at kunne give dig det bedst mulige svar på din forespørgsel eller, hvis vi ønsker at tilbyde dig et medlemskab. Når du afgiver dit samtykke til en behandling af dine personoplysninger, indsamler vi kun de personoplysninger, som de specifikt har samtykket til. 

Vi indsamler oplysninger om dig til brug for målrettet markedsføring, herunder for at vise relevante annoncer og fremsende nyhedsbreve med information om tilbud, services og kampagner. 
Vi behandler følgende oplysninger om dig som led i ovenstående:

• Navn og e-mailadresse
• Interesser
• Adfærd på hjemmesiden.

DLF benytter sociale medier til en bred vifte af formål, især for at skabe synlighed i samfundet og opbygge en dialog og en relation med både nuværende- og tidligere- samt potentielle nye medlemmer. Vi samarbejder eksempelvis med partnere inden for sociale medier, annoncering og analyse for at optimere DLF’s markedsføring på sociale medier og andre websites. 

Når du interagerer med DLF på disse sociale medier, gør du samtidig dine personoplysninger tilgængelige for DLF og den pågældende platform – f.eks. hvis du liker, kommenterer eller deler et opslag, eller hvis du følger eller ’synes godt om’ DLF’s side. Derudover behandles personoplysninger om dig, såsom dine kontaktoplysninger og dit profilbillede. 

Dine personoplysninger på det sociale medie slettes, når DLF fjernet opslaget, eller når du sletter din kommentar, deling, reaktion eller din tilkendegivelse om, at du ’synes godt om’ eller følger DLF. 

DLF deler dataansvar med de sociale medier, i det omfang vi behandler personoplysninger sammen med dem, f.eks. når vi målretter det materiale, vi sender ud. 

HLF opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde de formål, som personoplysningerne er indsamlet til. Dette betyder, at HLF opbevarer personoplysning i den periode, hvor der kan opstå et krav, hvor lovgivningen kræver det, eller hvor der er et sagligt formål med opbevaringen. 

Som udgangspunkt har vi en generel opbevaringsperiode på maksimalt ti år efter afslutning af en sag eller ved udmeldelse af et medlem. I særlige tilfælde, som ved en arbejdsskadesag eller en principiel sag, kan det være nødvendigt at opbevare dine oplysninger i mere end ti år. 

Derudover er HLF i visse tilfælde pålagt at opbevare dine personoplysninger i en lovbestemt periode. For eksempel gemmer vi bogføringsmateriale i fem år efter udmeldelse, som f.eks. dokumentation for betaling af kontingent i henhold til bogføringslovens regler. 

HLF gør ikke brug af automatiske afgørelser af dig i forbindelse med HLF’s fagforeningsmæssige aktiviteter.

Som udgangspunkt baserer HLF ikke behandlingen af dine personoplysninger på et samtykke. Du kan se i pkt. 4, hvilket grundlag HLF anvender for at behandle dine oplysninger. 

I visse tilfælde indhenter vi et udtrykkeligt samtykke fra vores medlemmer til at behandle eller videregive personoplysninger. Når du har givet samtykke til behandling af dine oplysninger, har du altid ret til at trække det tilbage. 

For at trække samtykke tilbage, kan du kontakte HLF via de kontaktoplysninger, der findes under pkt. 1. Hvis du tilbagekalder dit samtykke, vil al fremtidig behandling af dine oplysninger baseret på dette samtykke ophøre, men tilbagekaldelsen gælder ikke med tilbagevirkende kraft. Det betyder, at HLF’s behandling af dine personoplysninger indtil tidspunktet for tilbagetrækningen fortsat er lovlig. 

HLF opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt. Vi har iværksat både organisatoriske- og tekniske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod utilsigtet eller ulovlige tab, forringelse og mod adgang fra uvedkommende, misbrug eller behandling i strid med databeskyttelseslovgivningen. 

Vi har også implementeret adgangsstyring i alle vores systemer, så kun medarbejdere med et arbejdsrelateret behov har adgang til personoplysninger. Derudover sørger vi for løbende at uddanne vores medarbejdere i vores organisatoriske- og tekniske sikkerhedsforanstaltninger og vi har udarbejdet en lang række politikker og procedure for at sikre, at behandlingen af personoplysningerne følger databeskyttelsesreglerne. 

Vores sikkerhedsforanstaltninger gennemgås og opdateres løbende i takt med den teknologiske udvikling. Alle medarbejdere hos HLF er desuden underlagt tavshedspligt, hvilket sikrer, at dine personoplysninger altid behandles med fortrolighed. 

Når vi videregiver følsomme personoplysninger, anvender vi derfor altid sikker kommunikation. 

Når vi behandler dine personoplysninger, har du følgende rettigheder: 
Ret til at se dine oplysninger (indsigtsret) 

• Du har til enhver tid ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler og har registreret om dig, hvor de stammer fra og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine personoplysninger, og hvem der modtager personoplysninger om dig, i det omfang vi videregiver oplysninger. 

Ret til berigtigelse (korrigering af dine personoplysninger)

• Hvis de personoplysninger, vi behandler om dig, er forkerte eller ikke er korrekte, har du ret til at få dem korrigeret. Du skal oplyse os om, hvad der er ukorrekt, og hvordan oplysningerne bør rettes. 

Ret til sletning af dine data

• I visse tilfælde er HLF forpligtede til at slette dine personoplysninger, f.eks. hvis du trækker dit samtykke tilbage eller ved udmeldelse. 

Hvis du vurderer, at dine personoplysninger ikke længere er nødvendige for det formål, de er blevet indsamlet til, kan du anmode om at få dem slettet. Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine personoplysninger behandles i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

Når vi modtager en anmodning om sletning af personoplysninger, vurderer vi, om betingelserne herfor er opfyldt, og gennemfører i så fald sletningen så hurtigt som muligt. Der kan dog være tilfælde, hvor HLF enten er berettiget eller forpligtet til at opbevare dine personoplysninger alligevel. I nogle situationer kræver en lovgivning, f.eks. bogføringsloven, at personoplysninger alligevel skal bevares i en periode. 

Ret til begrænsning af behandling

• I visse tilfælde kan du have ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger. 

Hvis du har ret til at få behandlingen begrænset, må vi fremover kun behandle dine personoplysninger – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav, beskytte en person eller iagttage vigtige samfundshensyn. 

Ret til indsigelse

• I visse tilfælde har du ret til at gøre indsigelse mod HLF’s behandling af dine personoplysninger, eksempelvis hvis du har vægtige grunde imod behandlingen. Når vi modtager din indsigelse, vil vi altid vurdere, om den er berettiget. Hvis det viser sig at være tilfældet, vil vi stoppe behandlingen af dine personoplysninger.  

Ret til at få overført dine personoplysninger (dataportabilitet)

• I visse tilfælde har du ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra en dataansvarlig til en anden uden hindring. 

Hvis du ønsker at bruge en eller flere af dine rettigheder, skal du kontakte DLF på mail: GDPR@dlf.org.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk. 

Du har altid ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med, hvordan vi behandler dine personoplysninger. Vi opfordrer dig dog til først at kontakte os, så vi kan undersøge, om vi kan finde en løsning på det, du er utilfreds med. 

Datatilsynets kontaktoplysninger er: 
Datatilsynet 
Carl Jacobsens Vej 35 
2500 Valby 
Tlf.nr.: +45 33 19 32 00
dt@datatilsynet.dk 
www.datatilsynet.dk 

Denne privatlivspolitik vil blive opdateret og justeret regelmæssigt, når det er nødvendigt som følge af lov- og praksisændringer på databeskyttelsesområdet eller på grund af nye teknologiske muligheder. Vi anbefaler derfor, at du jævnligt tjekker vores hjemmeside for at holde dig opdateret. 

Publiceringsdato: 03. april 2017

Ændringsdato: 17. december 2024